Turhauttavatko etäkokoukset? 4 vinkkiä, joilla saat palaverit palvelemaan tarkoitustaan

Lähes kaikissa järjestöissä on liikaa kokouksia, jotka eivät johda mihinkään. Huonot kokoukset turhauttavat ja heikentävät siten motivaatiota ja jaksamista.

Etätyösuositusten jatkuessa olemme huomanneet, että ennen koronaa alkaneet huonot kokouskäytännöt eivät kadonneet mihinkään, vaan siirsimme ne sellaisinaan kotitoimistoille. Samassa tilassa huonoillakin käytännöillä voidaan vielä pitää ihan hyviä kokouksia, mutta etäympäristössä ne tekevät mielekkäästä työskentelystä lähes mahdotonta.

Onneksi kokouksia voi pitää paremmin. Näillä vinkeillä saat etäpalaverit palvelemaan tarkoitustaan.

1. Suunnittele

Suunnittelematonta kokousta ei yksinkertaisesti kannata järjestää. Suunnittelu aloitetaan asettamalla tavoite – mihin kokouksella pyritään: päätöksiin, keskusteluun, informointiin? Koollekutsuja valmistelee tavoitteen ja asialistan, eli sen, mitä kokouksessa käsitellään. 

Tämän jälkeen on hyvä kysyä, onko kokoukselle todellinen tarve. Kokousta ei kannata pitää vain, koska sattuu olemaan maanantai. Voisiko asian hoitaa sähköpostitse, chatilla tai kahdenkeskisellä keskustelulla? 

Suunnittele kokoukset ja kysy, onko kokous oikeasti se paras tapa hoitaa asia.

Hyvä kokous tarvitsee ainakin kaksi erikseen nimettyä roolia: puheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtaja pitää huolen, että kokous pysyy asiassa, aikataulussaan ja kulkee kohti sen tavoitetta. Sihteeri dokumentoi kokouksen.

Vasta nyt on aika lähettää kutsut. Pohdi, mikä on oikea aika ja ketkä ovat oikeat ihmiset kokouksen käsittelyyn. Kutsuun tulee liittää ainakin tavoite ja asialista. Työskentelyä tehostavat myös paremman etäpalaverin käytännöt, jotka voit ladata tämän kirjoituksen lopusta.

2. Valmistaudu ja ole läsnä

Jos ja kun kokous on todella tarpeen, on osallistujien arvostettava muiden aikaa valmistautumalla. Tutustu kokouksen tavoitteisiin asialistaan ennalta ja valmistele tila mahdollisimman häiriöttömäksi. Jos esität kokouksessa, varaa materiaalit valmiiksi.

Suuri osa viestinnästämme on non-verbaalista. Pidä kameraa päällä aina, kun yhteydet sen kestävät.

Hyödynnä teknologiaa. Käytä kameraa aina, kun yhteydet sen kestävät. Käytä headsettiä tai ulkoista mikrofonia, jos mahdollista. Käytä mykistystä, kun et puhu. Puheenjohtaja voi useimmissa kokousalustoissa mykistää osallistujan ilman, että koko porukan tarvitsee huudella ja ihmetellä, mistä ääni tulee. 

Viesti myös äänettömästi. Käytä eleitä, ilmeitä ja chattia. Peukku ylös on tehokkaampi tapa olla samaa mieltä kuin ottaa puheenvuoro vain todetakseen saman, mitä edellinen puhuja on jo sanonut.

3. Dokumentoi ja seuraa

Jos sitä ei kirjattu, sitä ei sovittu. Siksi jokainen kokous tulee dokumentoida mielekkäässä muodossa. Sihteeri kirjaa sovitut asiat ja lähettää muistiinpanot sähköpostitse kaikille osallistujille kokouksen jälkeen.

Agendadokumentti kannattaa olla muodossa, joka on muokattavissa ja katseltavissa kaikkien koneilla samanaikaisesti. Tähän soveltuvat niin teams-tiedostot kuin googlen dokumentitkin. Jokainen vastaa omista sovituista tehtävistään. Puheenjohtaja seuraa sovittujen tehtävien toteutumista kokouksen jälkeen.

4. Ota käyttöön paremman etäkokouksen käytännöt

Kokousten kehittäminen vaatii vallitsevien käytäntöjen muuttamista. Ei riitä, että yksi osallistuja pitää kameraa päällä tai muistiinpanot lähetetään satunnaisesti. Käytäntöjen pitää elää ja hengittää jokaisessa kokouksessa. 

Siksi kokosin nämä vinkit paremman etäkokouksen käytännöiksi. Jaa ne tiimillesi ja käytä niitä kokouksiesi tukena.

Lataa paremman etäkokouksen käytännöt sähköpostiisi


    Tilaan Kipinän uutiskirjeen ja saan vinkkejä varainhankintaan, viestintään ja markkinointiin noin kerran kuukaudessa.


    Lue lisää

    1. bonfire selective focus photography
    2. grayscale photography of man opening his mouth
    3. smiling man standing near green trees
    4. two person holding papercut heart
    5. fire at night